Was muss in meine E-Mail-Signatur? – Für Unternehmen & Selbstständige

Die E-Mail-Signatur gehört zu den oft unterschätzten Details im geschäftlichen Alltag. Dabei ist sie nicht nur ein Pflichtbestandteil bei geschäftlicher Korrespondenz – sie ist auch ein wertvolles Marketinginstrument, ein Aushängeschild Ihrer Marke und ein Beitrag zur rechtlichen Absicherung.

In diesem Beitrag zeigen wir, was in eine professionelle E-Mail-Signatur gehört, welche rechtlichen Anforderungen Sie beachten sollten und wie Sie Ihre Signatur strategisch nutzen können.

1. Warum ist die E-Mail-Signatur so wichtig?

Die E-Mail-Signatur ist das digitale Pendant zum Briefkopf. Sie rundet jede Nachricht ab, schafft Vertrauen, bietet Kontaktmöglichkeiten – und sie ist gesetzlich vorgeschrieben.

Eine gute Signatur …

• vermittelt Professionalität
• vervollständigt Ihre Markenidentität
• erfüllt gesetzliche Vorgaben (z. B. bei GmbH, UG, etc.)
• ermöglicht schnelle Kontaktaufnahme
• bietet Raum für Call-to-Actions (z. B. Terminbuchung, Social Links, etc.)

2. Was muss rein? – Die Grundbestandteile einer E-Mail-Signatur

✅ Ihr vollständiger Name

Vor- und Nachname – klar und deutlich.

✅ Ihre Position / Funktion

Z. B. „Geschäftsführung“, „Projektmanagement“, „Marketingberaterin“.

✅ Firmenname

Der offizielle Unternehmensname inkl. Gesellschaftsform (z. B. GmbH, UG, e.K.).

✅ Kontaktdaten

• Telefonnummer (Mobil oder Büro)
• E-Mail-Adresse (optional, da meist bereits ersichtlich)
• ggf. Faxnummer

✅ Firmenanschrift

Anschrift des Geschäftssitzes (Pflicht bei Kapitalgesellschaften).

✅ Website

Ein direkter Link zur Website schafft Vertrauen und Professionalität.

3. Gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangaben

Für Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG oder GmbH & Co. KG gelten bestimmte Pflichtangaben nach § 35a GmbHG:

• Firmenname inkl. Rechtsform
• Sitz des Unternehmens
• Registergericht und Handelsregisternummer
• ggf. Geschäftsführung oder Vertretungsberechtigte Personen

4. Optional, aber sinnvoll: Diese Elemente runden Ihre Signatur ab

✅ Logo oder Bild

Ein kleines, gut platziertes Logo stärkt Ihre Markenwirkung. Auch ein Porträtfoto kann Vertrauen fördern.

✅ Social Media Icons

LinkedIn, Instagram, Facebook oder Xing – wenn Sie dort aktiv sind, verlinken Sie es dezent.

✅ Terminkalender-Link

Gerade für Dienstleister und Berater*innen sinnvoll: Ein Link zur Online-Terminbuchung (z. B. via Calendly).

✅ Werbebanner oder Hinweis

Z. B. „Jetzt unsere neue Broschüre entdecken!“ oder „Hier geht’s zu unserem aktuellen Blogartikel“.

✅ Disclaimer / Vertraulichkeitshinweis

Nicht zwingend vorgeschrieben, aber oft genutzt im rechtlichen Kontext – z. B. bei Anwälten, Steuerberatern oder medizinischen Einrichtungen.

5. Gestaltung & Formatierung – Das macht Ihre Signatur leserfreundlich

💡 Tipp: Testen Sie Ihre Signatur in mehreren Mailprogrammen (Outlook, Apple Mail, Gmail), um sicherzustellen, dass alles korrekt angezeigt wird.

• Klare Struktur mit Trennlinien oder Absätzen
• Schriftgröße nicht kleiner als der Mailtext (i. d. R. 11–12 pt)
• Keine überladenen Grafiken oder zu viele Farben
• Verzicht auf unnötige Formatierungen (z. B. viele Schriftarten)

6. Tipps zur einfachen Erstellung Ihrer E-Mail-Signatur

Die Gestaltung einer ansprechenden und funktionalen E-Mail-Signatur muss nicht kompliziert sein. Hier einige hilfreiche Tipps, wie Sie Ihre Signatur unkompliziert erstellen können:

• Online Signatur-Generatoren nutzen: Tools wie HubSpot Email Signature Generator, WiseStamp oder MySignature bieten praktische Vorlagen, die Sie bequem an Ihre Bedürfnisse anpassen können – ganz ohne Design-Kenntnisse.
• Klarheit und Übersicht bewahren: Nutzen Sie einfache Schriftarten und halten Sie die Signatur übersichtlich. Vermeiden Sie zu viele Farben oder verspielte Grafiken, damit Ihre Kontaktinformationen schnell erfassbar sind.
• Responsive Design beachten: Achten Sie darauf, dass Ihre Signatur auch auf mobilen Geräten gut lesbar ist. Einige Generatoren bieten automatisch mobiloptimierte Vorlagen.
• Testen vor dem Einsatz: Senden Sie Test-E-Mails an verschiedene Empfänger und prüfen Sie, wie die Signatur in unterschiedlichen Mailprogrammen aussieht.